Rusya pazarına yönelik ihracat yapan firmalar için izlenebilirlik sistemleri artık yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda operasyonel bir standart haline gelmiştir. Bu sistemlerin başında gelen Chestny ZNAK, ürünlerin üretimden son kullanıcıya kadar dijital olarak takip edilmesini sağlar. Ancak bu sisteme yalnızca kayıt olmak yeterli değildir; başarılı bir kullanım için teknik entegrasyonun doğru şekilde kurulması gerekir.

Teknik entegrasyon sürecinin en kritik aşaması ise gerekli belgelerin eksiksiz ve doğru şekilde hazırlanmasıdır. Bu belgeler; yazılım altyapısının kurulması, veri akışının sağlanması, kod üretimi ve bildirim süreçlerinin sorunsuz çalışması için temel oluşturur. Bu içerikte, Chestny ZNAK entegrasyonu için ihtiyaç duyulan tüm teknik dokümanları detaylı ve uygulamaya yönelik şekilde ele alıyoruz.

Teknik entegrasyon neden belgeye dayanır?

Chestny ZNAK sisteminde tüm işlemler belirli standartlara göre yapılır. Kod talebinden ürün bildirimine, sevkiyattan satış raporlamasına kadar her adım sistem tarafından doğrulanır. Bu nedenle entegrasyon sürecinde kullanılan yazılım, donanım ve iş akışlarının resmi teknik kurallara uygun olması gerekir.

Teknik belgeler, bu uyumluluğun kanıtı ve yol haritasıdır. Aynı zamanda IT ekipleri, yazılım geliştiriciler ve entegrasyon firmaları için ortak bir referans noktası oluşturur. Belgeler olmadan yapılan entegrasyonlar, ilerleyen aşamalarda ciddi hatalara ve veri reddine yol açabilir.

1) Sistem mimarisi ve altyapı dokümanı

Entegrasyon sürecinde hazırlanan ilk temel belge, sistem mimarisini anlatan teknik dokümandır. Bu doküman, firmanın mevcut yazılım altyapısı ile Chestny ZNAK sistemi arasındaki bağlantıyı açıklar.

• Kullanılan ERP, WMS, MES veya özel yazılım bilgileri
• Sunucu yapısı ve barındırma ortamı
• Veri transfer noktaları
• Yedekleme ve güvenlik altyapısı

Bu belge sayesinde hem firma içi ekipler hem de entegrasyon sağlayıcılar sistemin nasıl çalıştığını net şekilde görebilir.

2) API entegrasyon dokümantasyonu

Chestny ZNAK ile sistemler arasında veri alışverişi genellikle API üzerinden yapılır. Bu nedenle API entegrasyon dokümanları sürecin temel taşlarından biridir.

Bu dokümanlarda aşağıdaki bilgiler yer alır:

• API endpoint adresleri
• Yetkilendirme ve kimlik doğrulama yöntemleri
• Veri gönderme ve alma formatları
• Hata kodları ve açıklamaları
• Zaman aşımı ve retry kuralları

Yazılım geliştiriciler için bu belgeler, entegrasyonun doğru çalışması açısından hayati öneme sahiptir.

3) Veri formatı ve mesaj yapısı dokümanı

Chestny ZNAK sistemine gönderilen her veri, belirli bir formatta olmak zorundadır. Bu nedenle ürün, paketleme, sevkiyat ve satış bilgileri için standart mesaj yapıları tanımlanmıştır.

Bu dokümanlarda genellikle şu bilgiler bulunur:

• JSON veya XML veri şemaları
• Zorunlu ve opsiyonel alanlar
• Alan uzunlukları ve karakter sınırlamaları
• Tarih ve saat formatları
• Kodlama standartları

Veri formatı hataları, bildirimlerin reddedilmesine neden olduğu için bu belge titizlikle uygulanmalıdır.

4) Kod üretimi ve seri yönetimi dokümanı

Entegrasyon sürecinde en kritik belgelerden biri de kod yönetimi dokümanıdır. Bu belge, DataMatrix veya 2D kodların nasıl üretileceğini ve sistemde nasıl takip edileceğini açıklar.

• Seri numarası üretim kuralları
• Kod içeriğinde yer alan veri alanları
• Tekil, paket ve koli ilişkileri
• Kod tekrarının önlenmesi
• İptal ve silme prosedürleri

Bu doküman sayesinde her ürünün benzersiz bir kimliğe sahip olması sağlanır.

5) Etiketleme ve baskı standartları belgesi

Kodların ürün üzerine doğru şekilde uygulanabilmesi için etiketleme standartları belirlenmiştir. Bu standartlar, okunabilirlik ve kalite kontrol açısından büyük önem taşır.

Bu belge kapsamında şunlar yer alır:

• Etiket boyutları
• Baskı çözünürlüğü
• Kullanılacak etiket malzemeleri
• Kodun ürün üzerindeki konumu
• Renk ve kontrast kuralları

Yanlış baskı veya düşük kalite, kodların sahada okunmamasına ve iade riskine yol açabilir.

6) Donanım ve cihaz uyumluluk dokümanı

Chestny ZNAK entegrasyonu sadece yazılım ile sınırlı değildir. Yazıcılar, barkod okuyucular, kameralar ve doğrulama cihazları da sürecin parçasıdır.

• Desteklenen yazıcı modelleri
• Tarayıcı ve okuyucu teknik özellikleri
• Kamera çözünürlük standartları
• Otomasyon hattı entegrasyon detayları
• Bakım ve kalibrasyon gereksinimleri

Bu belge sayesinde saha ekipmanlarının sistemle tam uyumlu çalışması sağlanır.

7) Güvenlik ve yetkilendirme dokümanı

Entegrasyon sırasında veri güvenliği büyük önem taşır. Ürün ve ticari bilgiler sistem üzerinden aktarıldığı için güvenlik standartları belirlenmiştir.

Bu belgede yer alan temel başlıklar şunlardır:

• Şifreleme protokolleri
• Kullanıcı yetki seviyeleri
• IP kısıtlamaları
• Loglama ve kayıt sistemleri
• Veri yedekleme politikaları

Güvenlik dokümanı, hem yasal yükümlülükler hem de ticari gizlilik açısından kritik rol oynar.

8) Test ve doğrulama senaryoları belgesi

Canlı kullanıma geçmeden önce entegrasyonun test edilmesi gerekir. Bu amaçla hazırlanan test dokümanları, sistemin doğru çalışıp çalışmadığını kontrol eder.

• Test ortamı yapılandırması
• Örnek veri setleri
• Başarılı ve hatalı senaryolar
• Stres ve yük testleri
• Kabul kriterleri

Bu belge sayesinde canlı sisteme geçmeden önce olası sorunlar tespit edilir.

9) Bildirim ve raporlama akış dokümanı

Chestny ZNAK sisteminde her ürün hareketi raporlanmak zorundadır. Bu nedenle bildirim süreçlerini açıklayan teknik belgeler hazırlanır.

• Üretim bildirimi
• Sevkiyat bildirimi
• İthalat bildirimi
• Satış bildirimi
• İade ve iptal bildirimi

Bu doküman, operasyon ekiplerinin hangi aşamada hangi bildirimi yapacağını netleştirir.

10) Bakım ve güncelleme dokümantasyonu

Entegrasyon kurulduktan sonra süreç bitmez. Sistem güncellemeleri, mevzuat değişiklikleri ve yazılım revizyonları için bakım dokümanları hazırlanır.

• Sürüm yönetimi
• Güncelleme prosedürleri
• Acil müdahale planları
• Destek ve iletişim kanalları
• Performans izleme yöntemleri

Bu belgeler, uzun vadede sistemin sürdürülebilirliğini sağlar.

Firmalar için pratik belge hazırlama önerileri

Teknik dokümantasyon süreci karmaşık gibi görünse de doğru planlama ile yönetilebilir. Özellikle yüksek hacimli ihracat yapan firmalar için bu belgeler, operasyonun bel kemiğini oluşturur.

• Tüm belgeleri dijital ortamda merkezi olarak saklayın.
• IT, kalite ve ihracat ekiplerini sürece dahil edin.
• Dokümanları güncel tutmak için periyodik kontrol yapın.
• Test sonuçlarını mutlaka arşivleyin.
• Partner firmalarla belge paylaşımını standartlaştırın.

Teknik entegrasyonda doğru dokümantasyonun önemi

Chestny ZNAK entegrasyonunda başarı, büyük ölçüde hazırlanan teknik belgelere bağlıdır. Eksik veya yanlış dokümantasyon, sistem hatalarına, gecikmelere ve ticari kayıplara yol açabilir. Buna karşılık iyi hazırlanmış bir belge seti, operasyonel verimliliği ciddi şekilde artırır.

İzlenebilirlik, seri yönetimi ve entegrasyon süreçleri hakkında daha kapsamlı bilgi almak isteyen firmalar için Chestny ZNAK uygulamalarını detaylı şekilde incelemek, teknik hazırlık sürecini daha sağlam temellere oturtmaya yardımcı olacaktır.